Facturen opstellen en verzenden

 

Bent u net als ondernemer gestart en moet u binnenkort uw eerste factuur opsturen? Dan is het natuurlijk belangrijk dat u een duidelijke en correcte wijze doet. In deze blog leggen wij u uit welke gegevens er allemaal op een factuur moeten staan en hoe deze het best verstuurd. Daarnaast delen we ook enkele handige tips & tricks.

Alle vereiste informatie op een rij

De Federale Overheidsdienst Financiën (FOD) heeft een aantal eisen opgesteld waaraan een factuur minimum moet voldoen. Zorg er dus voor dat de klant naar wie u de factuur verstuurt de informatie uit onderstaande lijst terugvindt.

 

• Het woord ‘factuur’ moet vermeld staan
• Factuurdatum
• Factuurnummer
• Uw bedrijfsnaam en adres
• Uw btw-nummer
• Uw ondernemingsnummer
• Het nummer van uw bankrekening
• De bedrijfsnaam en het adres van uw klant
• Het btw-nummer van uw klant, indien deze btw-plichtig is (uitzonderingen: vrije beroepen en instellingen in de sociale sector)
• Datum waarop de producten of diensten geleverd zijn of datum van een vooruitbetaling
• Omschrijving en hoeveelheid van de geleverde producten of diensten + prijs
• Het totale bedrag exclusief btw
• Het gehanteerde btw-tarief
• Het totaalbedrag dat aan btw wordt verrekend

Naast deze verplichte gegevens is het ook gebruikelijk om het IBAN-nummer van uw zakelijke rekening, het totaalbedrag en een betalingstermijn op een factuur te zetten. Zo maakt u het de klant gemakkelijker om op tijd te betalen en het exacte bedrag naar het juiste rekeningnummer over te schrijven.

 

Facturen printen

Naast het digitaal bewaren van facturen, kan het ook handig zijn om uw facturen te printen en bij te houden in uw fysieke boekhouding. Zo heeft u een tastbaar bewijs van facturatie. Bovendien heeft onderzoek uitgewezen dat fysieke facturen sneller betaald worden. 

Wanneer u facturen wil printen om ze naar uw klanten te sturen of om ze in uw eigen boekhouding fysiek te bewaren, heeft u uiteraard een geschikte printer nodig. Als kleine zelfstandige schaft u daarom best een inkjet printer aan, bv. de HP OfficeJet Pro 8210. Deze printer is namelijk geschikt voor kleine bedrijven. Zorg er alleen wel voor dat u voldoende inktcartridges van HP op voorraad heeft. Zo valt u printer nooit zonder inkt. Hetzelfde geldt uiteraard voor printpapier.

 

Factuur verzenden

Wanneer u een dienst hebt verleend of producten hebt geleverd, verstuurt u de factuur uiterlijk op de 15e van de volgende maand. Een factuur verzenden kan op de volgende manieren:

• Via e-mail: wanneer u factureert per mail, verstuur uw facturen dan in pdf-formaat. Dit oogt professioneel en zo voorkomt u ook dat de factuur zomaar bewerkt kan worden. 

Deze methode is snel, gemakkelijk, goedkoop en milieuvriendelijk. Een nadeel is echter dat een factuur in de spamfolder van uw klant kan terechtkomen. Hierdoor moet er vaker een betalingsherinnering verstuurd worden.

• Per post: een geprinte factuur die per post wordt verzonden, is tastbaar en kan uw klant bijhouden voor zijn boekhouding. Daarnaast kan u in het geval van een betalingsherinnering de factuur best met aangetekende zending versturen. Zo heeft u bewijs dat uw klant de factuur ontvangen heeft.

Bovendien kan u, indien u de door ons voorgestelde printer gebruikt, de HP 953XL cartridges aanschaffen, die meer inkt bevatten en in verhouding goedkoper zijn dan de standaard HP 953 inktpatronen. Zo print u niet enkel meer facturen, maar ook voordeliger!

• Via een boekhoudprogramma: een groot voordeel van deze manier is dat het programma het werk van de verzending, en eventueel het opstellen van een e-mail, uit handen neemt. Zo verstuurt u gemakkelijk en snel iedere factuur. 

Enkele voorbeelden zijn Exact Online, Moneybird en Facturatie Office. Deze programma’s zijn uiteraard betalend.

 

Tot slot bent u als ondernemer verplicht de facturen die u verzendt en ontvangt – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – op de juiste manier te bewaren. In België gaat dit om een periode van 10 jaar. U mag zelf bepalen of u de facturen fysiek of digitaal bewaart.