De facturerings- en factureringssoftware heeft een bijzonder grote variabiliteit, vooral gezien de verschillen in verticale markten. Sommige organisaties kiezen ervoor om per uur te factureren; anderen kunnen factureren op basis van de voltooiing van het project. Het factureringsproces zelf is gerelateerd aan hoe een bedrijf zijn imago of huisstijl presenteert aan klanten, dus er is ook een mate van relatiebeheer betrokken.
Maar dat is nog maar het begin van hoe deze applicaties kunnen verschillen. Andere factoren die van invloed zijn op de facturatiebehoeften van een bedrijf omvatten:
-
- Grootte van het klantenbestand
- Wijze van factuurverzending
Tijdsbestek van betalingsverzameling Verwerking van vertraagde of late betalingen
Het is niet eenvoudig om het systeem dat geschikt is voor al deze categorieën geschikt te vinden voor een bepaalde koper, maar deze handleiding kan het selectieproces eenvoudiger maken.
Wat is facturerings- en factureringssoftware?
Factureringssoftware organiseert en automatiseert het facturerings- en factureringsproces. Dit zorgt voor een tijdige en consistente verzameling van betalingen en vermindert fouten als gevolg van handmatige gegevensinvoer.
Een grote verscheidenheid aan industrieën maakt gebruik van facturerings- en factureringssoftware, waaronder:
- Telecomaanbieders
- architecten
- freelancers
- Professionele bedrijven zoals juridische of medische diensten
Vanwege het scala aan sectoren dat wordt bediend, bieden de meeste leveranciers aanpasbare systemen die verschillende bedrijfsmodellen, prijsstructuren en betalingstypes kunnen ondersteunen. Als zodanig kunnen functies aanzienlijk variëren met betrekking tot de specifieke organisatie waarvoor de software is bedoeld.
Het is bijvoorbeeld gebruikelijk dat advocatenkantoren rekening houden met de tijd die ze aan een project besteden. Andere organisaties, zoals een bouwbedrijf gebruiken een facturatieprogramma bouw voor hun boekhouding.
Voor bedrijven die tijd gebruiken als belangrijkste maatstaf voor facturering, zoekt u naar software die de tijd kan bijhouden terwijl het werk wordt voltooid, zodat professionals hun totaal aantal uren dat tegen een project is aangemeld, niet hoeven te raden. Voor bedrijven die klanten factureren bij de uiteindelijke levering van goederen, moet u eerst controleren of de software de status van een product kan volgen terwijl het vanaf de winkelvloer door de verzending vordert.
Algemene kenmerken van facturatie- en factureringssoftware
Enkele veel voorkomende functies van facturerings- en factureringssystemen zijn:
| Tijdregistratie | Ken tarieven toe op basis van project, medewerker, vast bedrag of per uur. Volg factureerbare tijd, importeer in facturen. |
| Facturen maken | Pas facturen aan met bedrijfslogo, betalingsvoorwaarden (bijv. Bij ontvangst of Net 30) en klantinformatie. |
| Facturen verzenden | Stel eenmalige of terugkerende facturen in. Sommige systemen sturen waarschuwingen wanneer een factuur is bekeken. |
| Online betalingssoftware | Stuur betalingsherinneringen, voeg late vergoedingen toe aan achterstallige facturen.Accepteer online betalingen via creditcard, automatische bankoverschrijving of betalingsgateway (bijv. PayPal of Stripe ). |
| Rapportage | Genereer jaarrekeningen inclusief onkostenrapportage, winst en verlies, betalingen verzameld, verouderingsrekeningen en meer. |
| Integratie met andere systemen | Integreer met andere softwaresystemen, zoals oplossingen voor klantrelatiebeheer of projectbeheer . |
Welk type koper ben jij?
Uiteraard moeten verschillende soorten kopers bij het kopen rekening houden met verschillende aspecten van een softwaresysteem. Dit zijn de belangrijkste typen kopers van facturerings- en factureringssoftware:
Stand-alone kopers. Sommige kopers eisen een hoge mate van aanpasbaarheid en flexibiliteit in hun factureringssystemen. Deze kopers zijn vaak meer gefocust op facturering dan andere bedrijfsprocessen en hebben misschien gewoon een zelfstandig systeem nodig. Op deze manier kunnen ze hun aankoop richten op hun unieke factureringsbehoeften. Andere bedrijfsprocessen kunnen anders worden afgehandeld.
Geïntegreerde systeemkopers. Andere kopers hebben een facturerings- en facturatiemodule nodig die deel uitmaakt van een groter boekhoudsysteem. Deze kopers geven de voorkeur aan een holistische software-ervaring, waarbij facturatie- en facturatiemodules verzamelde betalingen automatisch kunnen registreren in het debiteurengedeelte van het grootboek. Deze kopers waarderen meestal specifieke factureringsfunctionaliteit ten opzichte van integratie met andere systemen.
Het is belangrijk om op te merken dat facturerings- en factureringsfunctionaliteit een module kan zijn binnen een andere suite dan een suite die strikt boekhoudkundig is. De software voor kinderzorgbeheer omvat de factureringsfunctionaliteit die specifiek is voor kinderdagverblijven , terwijl salon-software deze functies biedt in overeenstemming met het POS-punt (Point-of-sale). Of, voor medische organisaties, leveranciers, zoals MediTouch bieden medische facturering functies voor intramurale zorgaanbieders, poliklinische providers, specialisten en uitbestede billing services voor de gezondheidszorg organisaties.
Zeer unieke kopers. Deze kopers hebben zulke unieke factureringsprocessen dat ze tools nodig hebben die exclusief zijn ontworpen voor hun industrieën. In de meest extreme gevallen moeten deze bedrijven hun eigen systeem bouwen of het gebouw uitbesteden aan een derde partij voor maatwerk. Nutsbedrijven passen vaak in deze categorie.
Voordelen en mogelijke problemen
Kopers die een facturerings- en factureringssysteem met succes implementeren, kunnen de volgende voordelen verwachten:
Minder late betalingen. Door uw facturerings- en factureringsbehoeften te stroomlijnen met het juiste softwaresysteem, zult u merken dat het veel gemakkelijker is om betalingen op tijd te innen. Door uw informatie georganiseerd te houden, kunt u een verzameling niet missen en winstgevend blijven in het proces.
Minder gemiste betalingen. Wanneer u uw factureringsverplichtingen beter bijhoudt, loopt u uiteraard minder snel een betaling mis. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar de beloningen kunnen verbazingwekkend zijn.
Een professioneel imago behouden. Met een goed facturerings- en factureringssysteem kunt u een respectabele bedrijfsimago behouden. De meeste systemen ondersteunen aangepaste logo’s en andere esthetische verbeteringen aan facturen en betalingsdocumenten. Bovendien weerspiegelt uw snelle en georganiseerde aanpak ook goed uw reputatie bij klanten.
Potentiële problemen met facturerings- en factureringssoftware hebben voornamelijk te maken met menselijke fouten en problemen met de systeemflexibiliteit. Een gebruiker kan bijvoorbeeld de verkeerde koers in rekening brengen bij een groot aantal clients door simpelweg het verkeerde vakje aan te kruisen of de verkeerde waarde voor een bepaald veld in te voeren. Hoewel software er meestal in slaagt menselijke fouten te minimaliseren, wordt het niet volledig geëlimineerd.
Ten tweede kan een systeem dat onvoldoende flexibiliteit biedt, problemen opleveren voor een organisatie. De juridische dienstverlening, bijvoorbeeld, ondergaat een structurele verandering in de manier waarop klanten worden gefactureerd. Alternatieve factureringsafspraken, zoals vaste tarieven, komen steeds vaker voor. Met dit in gedachten moeten gebruikers flexibel zijn in het geval ze de manier waarop hun facturen in de toekomst worden verwerkt, moeten veranderen. Evenzo is een schaalbaar systeem altijd een voordeel; wanneer het zich kan aanpassen aan de behoeften van een groeiend bedrijf, verloopt de bedrijfsvoering veel vlotter. Op deze manier kunnen bedrijven vermijden hun technologie te ontgroeien en hun facturerings- en factureringsprocedures te verslaan.
Markttrends om te begrijpen
Bedrijven die willen investeren in een facturerings- en factureringssysteem, moeten rekening houden met de volgende trends in de markt bij het evalueren van oplossingen:
Software as a Service (SaaS). SaaS wordt steeds wijdverspreider voor bijna alle soorten systemen. De voordelen zijn behoorlijk overtuigend; ze omvatten lagere kosten vooraf, eenvoudiger implementatie en vaak een gebruiksvriendelijkere interface. Overweeg een SaaS-oplossing te zoeken als deze voordelen belangrijk voor u zijn.
Wijzigingen in factureringsmethoden. Veel bedrijfstakken, zoals professionele dienstverlenende organisaties, ondergaan aanpassingen in hun factureringsprocedures als gevolg van marktdruk. Als u zich in een volatiele sector bevindt in termen van factureringsmethoden, overweeg dan een oplossing met flexibiliteit op dit gebied: meerdere opties voor factureringsschema’s zijn voor sommigen een belangrijke overweging.