crediteurenadministratie

De meeste boekhoudkundige en financiële softwareplatforms bevatten drie kernmodules:

Grootboek . De algemene financiële gegevens van een bedrijf.

Debiteuren . Beheert accounts die het bedrijfsgeld verschuldigd zijn.

Crediteuren. Beheert accounts waar het bedrijf geld aan verschuldigd is.

Meestal worden deze drie modules samen aangeboden als onderdeel van een uitgebreid boekhoudplatform. Dit rekeningsplatform kan op zijn beurt ook worden aangeboden als onderdeel van een bredere Enterprise Resource Planning (ERP) -suite met toepassingen voor andere functionele gebieden, zoals personeelszaken en CRM (Customer Relationship Management).

Als zodanig worden crediteurssystemen bijna altijd aangeboden als een pakket met andere core-accountingmodules. Dat gezegd hebbende, kunnen sommige leveranciers standalone applicaties voor de betaling van rekeningen aanbieden om te helpen bij complexere boekhoudkundige situaties.

Gemeenschappelijke kenmerken van crediteurenadministratie

Hier zijn enkele algemene functies die u zult vinden in de meeste crediteurenmodules:

rapporten	Visualiseer de crediteurengegevens. Wordt meestal weergegeven in een dashboardindeling met Key Performance Indicators (KPI’s) gemarkeerd.
Elektronische overboeking	Veilig geld overboeken tussen elektronische bankrekeningen.
facturen	Facturen samenstellen, afdrukken en verzenden in een aantal indelingen zoals .PDF of .DOCX.
Leveranciersbeheer	rek en beheer informatie voor leveranciers waarmee het bedrijf accounts heeft.
1099 verwerking	Proces 1099 formulieren voor onafhankelijke contractanten en freelancers.
Automatisering	Ontvangstbewijzen, transactiegegevens en andere informatie automatisch ontvangen en verzamelen voor opslag in het grootboek.

Accounts Payable Solution Prijzen

Net als andere boekhoudsoftwareplatforms, wordt crediteuren software meestal aangeboden als een eeuwigdurende licentie of als een maandelijks abonnement. Met een eeuwigdurende licentie betaalt een organisatie vooraf een vergoeding en betaalt ze gewoonlijk jaarlijkse kosten voor ondersteuning, onderhoud en updates. Bij een maandelijks abonnement betaalt een organisatie een maandelijks bedrag.

Over het algemeen wordt de prijsbepaling bepaald door de omvang van de organisatie en haar productvereisten. Grotere bedrijven met meer complexe boekhoudbehoeften zullen meestal meer betalen dan kleinere bedrijven.

Een ander ding om te overwegen is dat eeuwigdurende licenties meestal betekenen dat de software wordt gehost op uw eigen computers of servers, terwijl op abonnementen gebaseerde software vaak in de cloud wordt gebruikt.

Hoewel bedrijven over het algemeen gerust kunnen zijn in de wetenschap dat hun financiële gegevens veilig zijn in de cloud, kunnen sommige bedrijven die bijzonder gevoelige financiële gegevens hebben, hun boekhoudoplossing op hun eigen servers willen hosten. Zorg ervoor dat u overlegt met een IT-beveiligingsprofessional om te beslissen wat uw organisatie moet doen.

Welk type bedrijf bent u?

De meeste kleine bedrijven vertrouwen op QuickBooks om aan hun boekhoudbehoeften te voldoen. Hoewel QuickBooks goed werkt voor kleinere bedrijven, is het misschien niet goed genoeg voor groeiende bedrijven die een geavanceerdere oplossing nodig hebben. Bovendien kunnen bedrijven in bepaalde niches in de industrie bepaalde functionaliteiten nodig hebben die niet aanwezig zijn in standaard accountingplatforms.

Met een goed factuurprogramma werkt u sneller, krijgt u een beter inzicht in uw bedrijf en gaat u kosten uitsparen

Organisaties zonder winstoogmerk hebben bijvoorbeeld vaak boekhoudsoftware nodig die is toegerust om unieke belastingsituaties aan te pakken. Een bouwbedrijf dat meerdere onderaannemers en leveranciers behandelt, heeft ook meer geavanceerde boekhoudfuncties nodig. En bedrijven die internationaal zaken doen, hebben natuurlijk behoefte aan functies zoals ondersteuning voor meerdere valuta’s en ondersteuning voor internationale belastingcodes.

Het is belangrijk om bij toekomstige softwareleveranciers te verifiëren dat ze andere clients in uw branche hebben en qua grootte vergelijkbaar zijn.

Zorg ervoor dat u ook de levensvatbaarheid van een leverancier op lange termijn bekijkt. Heeft de leverancier een groeiend klantenbestand en updaten ze het platform regelmatig? Als dat niet het geval is, wilt u misschien ergens anders zoeken. Fusies en overnames zijn ook heel gebruikelijk in de wereld van de bedrijfssoftware. Kleinere leveranciers worden vaak gekocht door grotere leveranciers. In veel gevallen verandert er niets voor de eindgebruiker, hoewel de verkrijgende leverancier soms de productlijn van de overname onderbreekt.

Andere Overwegingen

Hier zijn enkele andere dingen om in gedachten te houden:

• Groeit uw bedrijf snel of is het van plan om internationaal uit te breiden? 

  U wilt een systeem implementeren dat schaalbaar is met uw bedrijf en uw behoeften. Een belangrijke overweging is of een platform voldoet aan verschillende buitenlandse of internationale boekhoudregels.

• Werkt uw bedrijf in een specifieke niche? 

  De meeste boekhoudplatforms worden als “algemene doeleinden” beschouwd en dienen een groot aantal sectoren. Bepaalde organisaties in bepaalde nichemarkten in de industrie moeten mogelijk een meer gespecialiseerd platform zoeken. Een distributiebedrijf zou bijvoorbeeld een boekhoudplatform willen gebruiken dat kan helpen met bijvoorbeeld internationale naleving van de brandstofbelasting.

• Heeft u softwarebehoeften die verder gaan dan de boekhouding? 

  Organisaties die nieuwe boekhoudsoftware implementeren, kunnen kiezen voor een geïntegreerde softwaresuite die andere functionele bases omvat, zoals personeel, klantrelatiebeheer, supply chain management enzovoort. Als u op zoek bent naar een nieuw boekhoudsysteem, moet u overwegen of u een geïntegreerde suite of een stand-alone accountingplatform wilt. Elke aanpak heeft zijn eigen unieke voor- en nadelen. Individuele best-of-breed applicaties hebben vaak een uitgebreidere functieset, maar missen de integratieve mogelijkheden van andere applicaties. Geïntegreerde suites hebben misschien functies, maar hebben het voordeel dat ze volledig geïntegreerd zijn in alle toepassingen.

• Moet u uw werknemers trainen in het nieuwe systeem? 

  In de meeste gevallen wilt u ervoor zorgen dat uw werknemers voldoende zijn opgeleid om met een nieuw boekhoudsysteem te werken. Sommige boekhoudsystemen hebben steilere leercurven dan andere; Over het algemeen geldt dat hoe geavanceerder het nieuwe systeem is in vergelijking met uw oude systeem, hoe meer training uw werknemers nodig hebben. Dat gezegd hebbende, veel leveranciers bieden gratis of betaalde trainingsdiensten die u kunt kopen.